Sist oppdatert 6. oktober 2026

Personvernerklæring

Denne erklæringen gjelder nettstedet kndw.no, e-post og telefon med KNDW Shelter Solutions AS, og tjenesten Mandate. Den sier hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor, hvor lenge vi lagrer dem, hvem som får dem, og hvilke rettigheter du har.

1. Behandlingsansvarlig

KNDW har ikke personvernombud. Det er ikke påkrevd for en virksomhet av vår type (personvernforordningen art. 37). Spørsmål om personvern sendes til adressen over. Du får svar innen én måned. E-post til personvern@kndw.no leses bare av William Park. KNDWs KI-assistent leser den ikke, se punkt 3.2. Telefonen besvares også bare av William Park.

2. Kort oversikt

Hva vi gjør	Opplysninger	Rettslig grunnlag	Lagringstid
E-post og telefon med oss	Navn, e-postadresse, telefonnummer, firma og det du skriver eller sier til oss	Avtale eller forberedelse til avtale, art. 6 nr. 1 bokstav b. Ellers berettiget interesse i å svare deg, bokstav f	12 måneder etter siste kontakt hvis det ikke blir avtale. Blir det avtale, se raden under
Kundeforhold og fakturering	Navn, rolle, e-post og telefon til kontaktpersoner hos kunden, avtaler og fakturaer	Avtale, art. 6 nr. 1 bokstav b, for kunden. Berettiget interesse, bokstav f, for kontaktpersonene	I avtaletiden. Regnskapsmateriale så lenge bokføringsloven krever
KI-assistenten leser og sorterer e-post til wlp@kndw.no og andre KNDW-adresser som videresendes til KI-assistenten, og fører notater for oppfølging (punkt 3.3)	Det som står i e-posten, og avsender og mottaker	Berettiget interesse i å svare på henvendelser effektivt og følge opp kunde- og samarbeidsforhold, art. 6 nr. 1 bokstav f	Hos KNDW: som for e-post og telefon, også kopiene hos KI-assistenten (assistentens postkasse, notater, samtalelogger og varsler). Hos Anthropic, Telegram og GitHub: se punkt 3.3
Markedsføring på e-post til bedrifter	Firmanavn, bedriftens generelle e-postadresse, og for navngitte personer: navn, e-post og samtykke (tid og tekst)	Generelle bedriftsadresser: berettiget interesse, art. 6 nr. 1 bokstav f. Navngitte personer: samtykke, art. 6 nr. 1 bokstav a, jf. markedsføringsloven § 15	Til du melder deg av eller trekker samtykket. Samtykkelogg og reservasjonsliste: 3 år etter siste utsending, så vi kan dokumentere samtykket og ikke kontakte deg igjen
Kunder i Mandate	Det kunden legger inn, for eksempel navn, stilling, ansvar, fullmakter og dokumenter	Kunden er behandlingsansvarlig. KNDW er databehandler etter databehandleravtale, art. 28	Som avtalt med kunden. Ved avslutning: eksport til kunden og sletting etter avtalen
Drift av nettstedet	Serverlogg hos Domene AS (Norge): IP-adresse, tidspunkt, side og nettlesertype	Berettiget interesse i sikker drift, art. 6 nr. 1 bokstav f	Tilgangsloggen: inntil 62 dager. Loggen for inneværende og forrige måned beholdes, eldre logg slettes automatisk ved hvert månedsskifte

3. Hver behandling

3.1 E-post og telefon

Vi har ikke skjema på nettstedet. Vil du ha en gjennomgang av Mandate eller spørre om noe, sender du e-post eller ringer. Vi bruker det du sender oss til å svare deg, avtale møte, lage et eventuelt tilbud og følge opp kunde- eller samarbeidsforholdet. Vi ber ikke om flere opplysninger enn vi trenger for dette.

Vil du vite mer om Mandate, skriver du til mandate@kndw.no eller ringer 911 37 693. Telefonen besvares bare av William Park. All e-post til kndw.no tas imot og spamfiltreres automatisk av MailChannels (mottak i USA) før den når innboksen vår, se punkt 4 og 5. Hvem som leser e-posten, avhenger av adressen du skriver til, se punkt 3.2 og 3.3. Send ikke navn eller andre opplysninger om ansatte på e-post før vi har inngått avtale.

Møter om Mandate holdes på telefon eller som videomøte i Google Meet eller Microsoft Teams. Ved videomøte behandler Google eller Microsoft navn, e-postadresse og det som sies og vises i møtet, se punkt 4 og 5.

3.2 Henvendelser til mandate@ og personvern@ leses bare av William Park

E-post til mandate@kndw.no og personvern@kndw.no leses bare av William Park. KNDWs KI-assistent leser dem ikke og logger ikke inn i postkassen. Vi svarer fra en adresse som KI-assistenten heller ikke leser eller logger inn i, så hele samtalen holdes utenfor KI-assistenten. Før e-posten når innboksen, spamfiltreres den automatisk av MailChannels, se punkt 5. Grunnlag og lagringstid er de samme som for e-post og telefon, se punkt 2.

3.3 KNDWs KI-assistent leser e-post til wlp@ og enkelte andre adresser

E-post til wlp@kndw.no og andre KNDW-adresser som videresendes til KI-assistenten, i dag også dokumentvakt@kndw.no, leses av William Park og av KNDWs KI-assistent. Assistenten leser og sorterer innkommende e-post, skriver utkast til svar og fører notater om kontakter, slik at vi kan følge opp kunde- og samarbeidsforhold. Den sender e-post fra wlp@kndw.no bare når William Park har godkjent den. Tilbud og avtaler godkjennes av William Park. Assistenten tar ikke avgjørelser om deg.

KI-assistenten bruker Claude fra Anthropic PBC i USA gjennom et forbrukerabonnement. Anthropic behandler innholdet i e-posten etter sine egne vilkår. Vi har ikke databehandleravtale med Anthropic. Ifølge Anthropic (sjekket 5.10.2026) slettes samtaler fra Anthropics systemer innen 30 dager etter at de er slettet i abonnementet. Er innstillingen for modellforbedring slått på, kan Anthropic beholde dem i avidentifisert form i inntil 5 år og bruke dem til å forbedre modellene sine. Innhold som Anthropic flagger for brudd på bruksvilkårene, kan lagres i inntil 2 år. Vi har ennå ikke avklart om innstillingen for modellforbedring er slått på i abonnementet vårt. Vi oppdaterer erklæringen når det er avklart. Assistenten har ikke tilgang til dataene kundene legger inn i Mandate.

Varsler og notater. Når det kommer e-post som bør følges opp raskt, får William Park et varsel på Telegram med avsenderens navn, emnet og inntil 150 tegn fra starten av e-posten. Han får også en morgenoversikt på Telegram med avsender og emne. Notatene til KI-assistenten, som kan inneholde opplysninger fra e-post, lagres i et privat lager hos GitHub. Sikkerhetskopier av KNDWs filer krypteres før de lagres hos Google, og Google har ikke nøkkelen. Varsler og notater lages ikke for e-post til mandate@ og personvern@, se punkt 3.2.

Grunnlag og interesseavveining. Grunnlaget er vår berettigede interesse i å svare på henvendelser raskt og ikke miste noen (art. 6 nr. 1 bokstav f). Vi har vurdert at interessen veier tyngre enn ulempen for deg, fordi assistenten bare bruker det som står i e-posten du sender oss, ikke tar avgjørelser om deg, og fordi du i stedet kan ringe eller skrive til adressene i punkt 3.2, som KI-assistenten ikke leser. Ulempen er at innholdet sendes til Anthropic i USA og utdrag til Telegram, se punkt 5, og at det ennå ikke er avklart om Anthropic kan bruke det til å forbedre modellene sine.

Vil du ikke at KI-assistenten skal lese det du skriver, kan du skrive til mandate@kndw.no eller personvern@kndw.no, eller ringe William Park på 911 37 693. Du kan også protestere mot behandlingen etter art. 21, se punkt 7.

Mottakere: Anthropic PBC (USA), Telegram (varsler til William Park) og GitHub, Inc. (USA, notater). Se punkt 4 og 5.

3.4 Markedsføring på e-post

Vi sender av og til en kort e-post om Mandate til bedrifter som kan ha nytte av det. Da gjelder dette:

• Hvem vi kontakter. Bedrifters generelle adresser, for eksempel post@firma.no, og personer som selv har sagt ja til å få e-post fra oss. Vi sender ikke markedsføring til navngitte personers e-postadresser uten samtykke.
• Hvor vi har opplysningene fra. Generelle bedriftsadresser henter vi fra bedriftens eget nettsted eller Enhetsregisteret. Opplysninger om bedriften henter vi også fra Regnskapsregisteret, kunngjøringer i Brønnøysundregistrene og registeret for sentral godkjenning.
• Hva vi bruker. Firmanavn og e-postadresse. Har du samtykket, lagrer vi når og hvordan du sa ja.
• KI-assistenten hjelper til. KNDWs KI-assistent hjelper oss å finne bedrifter, skrive e-posten og sende den. Opplysningene i dette punktet behandles da av Anthropic PBC i USA, se punkt 3.3, 4 og 5. Utsendingene godkjennes av William Park.
• Grunnlag. For generelle bedriftsadresser: berettiget interesse i å fortelle bedrifter om en tjeneste som kan passe for dem (art. 6 nr. 1 bokstav f). For navngitte personer: samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a).
• Avmelding. Hver e-post har en enkel måte å melde seg av på. Svar «avmeld», så stopper vi. Det koster ingenting. Du kan også protestere etter art. 21 eller trekke samtykket når som helst. Vi fører deg da på en reservasjonsliste, så vi ikke kontakter deg igjen.
• Svar på e-posten. Markedsføringen sendes fra wlp@kndw.no. Svarer du, også med «avmeld», leses svaret av William Park og KNDWs KI-assistent, se punkt 3.3. Vil du unngå det, kan du melde deg av ved å skrive til personvern@kndw.no eller ringe 911 37 693.
• Lagringstid. Til du melder deg av. Samtykke og reservasjon lagres i 3 år etter siste utsending, for å dokumentere at vi har fulgt reglene.

3.5 Mandate

Mandate er et system for organisasjonskart, stillingsbeskrivelser med ansvar, stedfortreder og fullmakter, sjekklister og dokumentkontroll. Bedrifter som bruker Mandate, inngår en egen databehandleravtale med oss før oppstart. For opplysningene kunden legger inn, er kunden behandlingsansvarlig og KNDW databehandler. Vi behandler dem bare etter kundens instruks.

Før oppstart avtaler vi skriftlig hvor dataene skal ligge, og det står i databehandleravtalen. Hver kunde skal ha sin egen, atskilte installasjon. Piloten bruker ingen KI på dataene i Mandate, og kundedata brukes ikke til å trene KI-modeller. KNDWs KI-assistent får ikke tilgang til kundenes installasjoner. Ved avslutning kan kunden hente ut alle data, og deretter sletter vi dem og bekrefter det skriftlig. Er du ansatt hos en av kundene våre og vil bruke rettighetene dine, kan du kontakte arbeidsgiveren din eller oss. Vi sender henvendelsen videre til kunden og hjelper til med svaret.

3.6 Informasjonskapsler og sporing

kndw.no setter ingen informasjonskapsler og bruker ingen analyse- eller sporingsverktøy. Sidene laster ikke inn skrifttyper, skript eller bilder fra andre nettsteder. Webhotellet fører en vanlig serverlogg for drift og sikkerhet.

4. Hvem som får opplysningene

Vi selger ikke personopplysninger og deler dem ikke med andre for markedsføring. Disse får opplysninger fra oss eller behandler dem for oss:

• Domene AS (Norge). Nettstedet og e-postkassene @kndw.no ligger hos Domene AS.
• MailChannels Corporation (Canada). All e-post til kndw.no tas imot og spamfiltreres av MailChannels før den leveres til innboksen vår. Mottaket skjer på servere i USA. Innholdet i e-posten din blir derfor overført til USA. Se punkt 5.
• Telegram (Telegram Messenger Inc., utenfor EØS). William Park får varsler på Telegram om e-post til wlp@kndw.no og de andre adressene i punkt 3.3, med avsenderens navn, emnet og inntil 150 tegn fra starten av e-posten. Se punkt 3.3 og 5.
• GitHub, Inc. (USA). KI-assistentens notater, som kan inneholde opplysninger fra e-post til adressene i punkt 3.3, lagres i et privat lager hos GitHub. Se punkt 5.
• Google (sikkerhetskopi og videomøter). Sikkerhetskopier av KNDWs filer lagres kryptert i Google Drive. Google har ikke nøkkelen og kan ikke lese dem. Holder vi videomøte i Google Meet, behandler Google opplysningene om møtet.
• Microsoft (videomøter). Holder vi videomøte i Microsoft Teams, behandler Microsoft opplysningene om møtet.
• Underleverandører i Mandate står i databehandleravtalen med hver kunde, og kunden godkjenner dem før bruk.
• Regnskapsfører og revisor får fakturagrunnlag der loven krever det, hvis vi bruker slike.
• Offentlige myndigheter får opplysninger bare når vi har plikt til det etter loven.

Andre mottakere: Anthropic PBC (USA) får innholdet i e-post til wlp@kndw.no og de andre adressene i punkt 3.3 når KI-assistenten leser den, og opplysningene vi bruker til markedsføring (punkt 3.4) når KI-assistenten hjelper oss med den. Anthropic behandler dette etter sine egne vilkår. Anthropic er ikke databehandler for oss. Anthropic får ikke e-post til mandate@ og personvern@, og heller ikke dataene kundene legger inn i Mandate. Varslene på Telegram og notatene hos GitHub omfatter heller ikke e-post til mandate@ og personvern@. Se punkt 3.3 og 5.

5. Overføring til land utenfor EØS

Vi overfører personopplysninger ut av EØS i disse tilfellene:

• All e-post til kndw.no, også til mandate@kndw.no og personvern@kndw.no, tas imot og spamfiltreres av MailChannels Corporation (Canada) før den leveres til innboksen vår hos Domene AS. Mottaket skjer på servere i USA, så innholdet i e-posten blir overført til USA. MailChannels står ikke på listen over selskaper i EU–US Data Privacy Framework (sjekket 5.10.2026). Overføringsgrunnlaget er ikke på plass. Vi avklarer det med Domene AS. Du kan spørre oss om status, eller ringe i stedet for å sende e-post.
• E-post til wlp@kndw.no og de andre adressene i punkt 3.3 leses av KNDWs KI-assistent, som bruker Claude fra Anthropic PBC i USA, se punkt 3.3. Det samme gjelder opplysningene vi bruker til markedsføring, se punkt 3.4. Anthropic står ikke på listen over selskaper i EU–US Data Privacy Framework (sjekket 5.10.2026), og vi har ikke standard personvernbestemmelser med Anthropic. Overføringsgrunnlaget er ikke på plass, og vi avklarer det. Du kan spørre oss om status, eller ringe i stedet for å sende e-post.
• Varsler på Telegram. Avsenderens navn, emnet og inntil 150 tegn fra e-post til wlp@kndw.no og de andre adressene i punkt 3.3 sendes til Telegram Messenger Inc., som er etablert utenfor EØS. Ifølge Telegrams personvernerklæring lagres data for brukere som er registrert i EØS, i Nederland, men selskapene i Telegram-gruppen ligger utenfor EØS, blant annet i De forente arabiske emirater (sjekket 5.10.2026). Vi har ikke standard personvernbestemmelser med Telegram. Overføringsgrunnlaget er ikke på plass, og vi avklarer det.
• KI-assistentens notater lagres hos GitHub, Inc. i USA. Ifølge GitHubs personvernerklæring er GitHub sertifisert under EU–US Data Privacy Framework (sjekket 5.10.2026). Overføringen bygger på EU-kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå for sertifiserte selskaper (art. 45).
• Videomøter og sikkerhetskopi. Holder vi videomøte i Google Meet eller Microsoft Teams, eller lagres den krypterte sikkerhetskopien utenfor EØS, gjelder overføringen Google LLC eller Microsoft Corporation i USA. Ifølge deres egne personvernerklæringer er begge sertifisert under EU–US Data Privacy Framework (sjekket 5.10.2026), så overføringen bygger på art. 45. Google har ikke nøkkelen til sikkerhetskopien.

Dataene kundene legger inn i Mandate, overføres ikke ut av EØS.

6. Sikkerhet

Nettstedet bruker HTTPS, HSTS og en streng innholdssikkerhetspolicy. Oppdager vi et brudd på personopplysningssikkerheten som sannsynligvis gir risiko, melder vi det til Datatilsynet innen 72 timer og varsler dem det gjelder hvis risikoen er høy. Som databehandler i Mandate varsler vi kunden uten ugrunnet opphold, slik databehandleravtalen fastsetter.

7. Dine rettigheter

Du trenger ikke begrunne hvorfor, og det koster ingenting.

• Innsyn. Du kan få vite om vi behandler opplysninger om deg, og få en kopi.
• Retting. Er noe feil eller ufullstendig, retter vi det.
• Sletting. Du kan be oss slette opplysninger om deg. Vi må beholde det bokføringsloven krever.
• Begrensning. Du kan be oss stoppe bruken mens en innsigelse eller retting vurderes.
• Dataportabilitet. Opplysninger du selv har gitt oss etter avtale, kan du få i et maskinlesbart format.
• Protest. Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, art. 21, også mot at KI-assistenten leser e-post du sender til adressene i punkt 3.3. Gjelder det direkte markedsføring, stopper vi uten videre vurdering.
• Trekke samtykke når som helst, uten at det påvirker behandlingen før du trakk det.

Du har ingen plikt til å gi oss opplysninger, men uten kontaktinformasjon kan vi ikke svare deg. Vi tar ingen avgjørelser om deg som bare bygger på automatisert behandling (art. 22).

Skriv til personvern@kndw.no. Vi svarer innen én måned.

8. Klage til Datatilsynet

Mener du at vi behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, vil vi gjerne høre det først, så vi kan rette det. Du har uansett rett til å klage til Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo, www.datatilsynet.no.

9. Endringer

Vi oppdaterer erklæringen når vi endrer hvordan vi arbeider. Datoen øverst viser siste endring.

Den forrige erklæringen (14.9.2026) gjaldt også tjenesten Dokumentvakt. Tjenesten er avviklet og ble tatt ned 5.10.2026. Den eneste registreringen var en intern test.